De fleste nettbutikker starter i det små. I oppstartsfasen er ofte ressursene begrenset og man velger enkle og billige ERP-systemer. Disse fungerer utmerket så lenge omsetningen, produktspekteret og ordremassen ikke er så stor.
– Utfordringene begynner ofte for alvor å melde seg når omsetningen skyter i været. Overraskende mange fortsetter likevel akkurat som før, til tross for økt trykk, forteller daglig leder i Multicase Norge AS, Morten Fadum. Multicase leverer forretningssystem og nettbutikkløsning spesialutviklet for handelsvirksomheter. – En medvirkende årsak til man velger å fortsette som før er gjerne at man vegrer seg for prosessene og investeringene et slikt bytte medfører, medgir Fadum. Likevel er det vår erfaring at det lønner seg for nettbutikker med ambisjoner å investere i et solid ERP-system. Jobben blir ikke enklere om man venter, snarere tvert imot.
Her er 7 tegn på at du bør vurdere nytt ERP-system:
1. Samme informasjon blir registrert i ulike systemer
Driver man nettbutikk så har de aller fleste som et minimum et regnskap/økonomisystem og systemer for produktregistrering, ordre og innkjøp. Hvis disse systemene ikke er koblet sammen blir man tvunget til å registrere samme informasjon i flere systemer. Dobbeltregistrering er kanskje den mest utbredte tidstyven av dem alle.
2. Manuell ordre/tilbud/faktura-håndtering
Opprettelse av tilbud, ordrebekreftelser, endringsmeldinger og fakturaer er utbredte tidstyver. Hvordan gjøres denne jobben hos dere i dag? Hvem gjør jobben? Hvordan sendes det ut til kunde? Hva skjer dersom en ordre er forsinket?
Dette er oppgaver et god ERP-system skal gjøre automatisk, uten innblanding av personer og manuelle inngrep. Likevel vet vi at overraskende mange nettbutikker gjør dette manuelt. Her er det ofte årsverk å spare på å bytte til et ERP-system med fokus på automatikk.
3. Viktig info sitter i hodet på sentrale medarbeidere og ikke i systemet
Hvor personavhengig er nettbutikken din? Veldig ofte sitter viktig kunnskap om produkter, prosesser eller kunder i hodet på en eller flere sentrale medarbeidere. Hva skjer om vedkommende blir syk, slutter eller faller fra? Vi mener ERP-systemet skal være kilden til informasjonen, ikke menneskene. På den måten kan dette enkelt deles og hentes ut av andre ved behov.
4. Systemer snakker ikke sammen
Systemer som ikke snakker sammen kan kobles med integrasjoner. Slike integrasjoner kan være kostbare å utvikle, er ikke alltid stabile over tid og krever mye vedlikehold. Oppgraderes det ene systemet, så følger ikke nødvendigvis det andre med. Har man ambisjoner om vekst, så er system-kompatibilitet et område man ikke bør overse. Samler man dessuten flest mulig funksjoner i ett system gjør man hverdagen lettere.
5. Man mister kontrollen på hvem som skal ha hvilken vare, til hvilken tid
Når omsetning og ordreinngang øker, blir nettbutikkens største utfordring å sørge for at rett vare sendes til rett kunde, til rett tid. Sitter informasjonen om dette i hodet, på huskelapper, eller i et Excel-skjema, er sjansen for at ting ikke alltid går etter planen ganske stor. Her er det både tid og penger å spare på å bytte til et ERP-system med gode allokeringsprinsipper. ERP-systemet bør dessuten være automatisk og proaktivt. Endres en leveringsdato, så sørger systemet for at alle involverte blir informert.
6. Økt omsetning spises opp av økte lønnskostnader
Voksesmerter kan vise seg på flere måter. Et tegn på at ting ikke er helt som det skal er dersom omsetningen vokser, men bunnlinja ikke gjør det. Ofte ser vi at økte lønnskostnader spiser opp mye av overskuddet. Da kan det være verdt å gjøre en analyse av hvilke oppgaver medarbeiderne utfører og om disse kan overføres og effektiviseres gjennom et bedre ERP-system.
7. Du har aldri tid til de verdiskapende ideene
Løper du fra den ene oppgaven til den andre, bruker mye tid på manuelle oppgaver, dobbeltregistrering og brannslukking av ymse slag? Da sier det seg selv at du i hvert fall ikke har tid til å utforske spennende nye ideer som kanskje kunne bidratt til ytterligere vekst. Å bytte til et egnet ERP-system vil frigi tid og ressurser, i tillegg til å effektivisere eksisterende drift.
Kjenner du deg igjen?
Multicase tilbyr både ERP-system og nettbutikkløsning i ett og har mer enn 20 års erfaring med nettopp disse prosessene. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende samtale om hva vi kan gjøre for deg og din nettbutikk.
