I de tre tidligere delene av denne guiden (se lenker nederst i artikkelen) har vi gått gjennom hvordan du skal tenke for å velge og produsere de riktige produktene, hva du må tenke på angående CSR og sporbarhet i forsyningskjeden, og hvordan du velger riktig land, fabrikk og type sourcing.
Når vi med hjelp av vår spesifikasjon har gjennomgått sourcing og funnet hva vi tror er 2-3 gode produsenter, er neste steg å produsere prøver for å se hvilken produsent som faktisk skal få bestillingen vår. Hvis man gjør forarbeidet med prøvene godt, blir produksjonen det minste hodebryet.
Det er også bra å ha utarbeidede prøver hos mer enn én fabrikk hvis det skulle oppstå problemer med den første. Alt fra oversvømmelser og brann, til mangel på arbeidskraft og råvarer, kan skape utfordringer.
Prøver:
Målet er å lage så nøyaktige prøver som mulig. Innen visse materialer eller ved visse typer produksjon (med dyre oppsettutgifter for eksempel), kan det være kostbart å lage helt skarpe prøver. Da kan man nøye seg med materialprøver, produksjonsprøver og fargeprøver for å sikre at de kan produsere produktet, og i stedet spesifisere høyere krav i avtalen man har med fabrikken ved produksjon.
Men vanligvis lager man så nøyaktige prøver som mulig, og man bør lage minst tre prøver. Én som fabrikken kan bruke som referanse under produksjonen, én for intern referanse, og én for intern/ekstern referanse hvis man produserer for en tredjepart, som kan være en kunde eller innkjøpssjef/ansvarlig hvis man handler som et innkjøpskontor/avdeling.
Material/farge:
Når man kommuniserer med fabrikken, er det lurt å ha en referanse hva det gjelder kvaliteten. Dette er kunnskapen man skaffer seg når man gjør selve sourcingen, og "tester" en fabrikk ved å få dem til å sende en mengde materialprøver slik at man vet hvordan produsentene klassifiserer ulike materialer. Forskjellige materialer har forskjellige kvaliteter, og både når man spesifiserer og bestiller prøver, er det viktig å vite hva man leter etter.
Ved å ha fått materialprøver tidligere i sourcing-prosessen, eller ved å på annen måte skaffe et fysisk eksempel, kan man sende det til produsenten for å sikre at det blir så korrekt som mulig.
Farge kan håndteres gjennom forskjellige fargekoder, for eksempel Pantone, avhengig av hvilket materiale man jobber med. Det er viktig at leverandørene har samme referanse som deg. Jobber man med Pantone, må også leverandøren ha dette. Dette er ikke alltid selvforklarende.
Forprøver:
Hvis man lager kostbare prøver som er laget av forskjellige deler, kan det være lurt å godkjenne delene før de settes sammen til en prøve. Dette vil si "pre-sample parts" der man får delene og fargeprøvene på det materialet som er påtrykt før de settes sammen.
Fordelene med denne prosessen er hovedsakelig følgende punkter:
- Man sparer tid. Hvis en del av prøven er feil, vil man noen ganger ha en korrekt prøve for å starte produksjonen. Da sparer man tid ved å ha gjort en "pre sample parts review" først.
- Dersom man er vanskelig som kunde, kan det hende at fabrikken ikke vil jobbe med en, eller så hever de prisen. Ved å jobbe smart i forskjellige trinn kan man unngå at fabrikken opplever det slik.
- Jobber man parallelt med 2-3 fabrikker, er det lettere å sammenligne de forskjellige komponentene, og eventuelt tipse den fabrikken man vil jobbe med om hvilken eksakt del man vil bytte den ut med.
Testing og beslutning før produksjon:
Når de godkjente prøvene er på plass - sørg for å teste dem! Hvis man ikke jobber smart, kan det ta 2-3 runder å få det riktig.
Rustfrie kniver skal være rustfrie. Hvis vesken man produserer skal tåle en viss belastning, må man teste det, og så videre. En god tilnærming er å forutsette at fabrikken alltid prøver å spare på noe. Det er ikke sikkert at de prøver å lure deg, men de kan være gniene.
Hvis man har funnet to likeverdige fabrikker, kan det noen ganger være vanskelig å velge. Da kan man heve blikket og vurdere andre produkter/materialer man jobber med. Hvor er mine andre fabrikker, eller hvor tror jeg mine fremtidige fabrikker vil ligge? Man kan også se på hvor favorittfabrikker innen for eksempel emballasje er plassert, eller hvilken havn man vil sende fra.
Det er også andre forskjeller man må se på. For eksempel, dersom kontoret ligger betydelig nærmere den ene fabrikken. Det kan være lurt for å enklere kunne gjennomføre grundig kvalitetskontroll (QC).
Også forskjellige detaljer i betalingsvilkår og leveringstider er viktig og kan være en grunn til at man velger en fabrikk over en annen.
Produksjon:
Ved produksjon er det noen grunnleggende ting som er viktige å ha kontroll på:
1. Produksjonstid
2. Antall produserte enheter
3. Planlagt QC
4. Planlagt frakt
Produksjonstid:
Ved å spørre og få visse tidsrammer for produksjonen kan man sikre at fabrikken følger den planlagte fristen. Det er ikke sjeldent at en produksjon settes i gang for raskt eller at den ikke kommer i gang i tide.
Antall produserte enheter:
Gjennom erfaring lærer man hvor stor prosentandel man trenger å sortere ut ved produksjon av forskjellige typer materialer/produkter. Hvis det er viktig med nøyaktige antall, er det en god tommelfingerregel å bestille ekstra slik at man også etter en grundig QC har riktig antall å sende ut.
Planlagt QC:
Kvalitetskontroll vil være neste artikkel i denne serien, men det er viktig at man ved produksjon sikrer tiden for QC og planlegger de forskjellige typene QC. Dette vil vi gå gjennom i neste del.
Noen ganger vil fabrikken unngå at man utfører en QC. Da kan de presse gjennom produksjonen noen dager før planlagt produksjon og/eller sørge for å pakke alt for å unngå at man gjør en såkalt "after production QC". Derfor er det viktig å legge vekt på dette punktet før produksjonen starter. Dette blir enklere hvis fabrikken ligger nær det lokale kontoret.
Planlagt frakt:
Hvordan man planlegger og kontinuerlig justerer frakten, avhenger litt av om man kjøper FOB eller EXW ved for eksempel samfrakt. Men for å holde fristen er det viktig at puslespillbitene faller på plass.
Dette er de viktigste trinnene for prøver og produksjon, og som jeg startet artikkelen med, er forarbeidet det viktigste. Å produsere gode prøver og velge riktig fabrikk basert på dette vil spare mye tid senere i prosessen.
Når man blir mer erfaren og "avansert", kan man ta større sjanser fordi man vet hva som er vanskelig eller lett, og hva som oftere går galt. Og det er der håndverket ligger. Det er også tydelig at det er bra med en lokal tilstedeværelse, uansett om det er i Asia eller Øst-Europa. Alt går mye raskere hvis man er til stede.
Tidligere artikler i denne serien:
