Typiske salgstopper kan være rundt jul, påske, 17. mai, starten av sommersesongen og spesifikke høytrykksdager som Black Friday og Cyber Monday. Også høyprofilerte lanseringer, enten det er av kleskolleksjoner, en ny iPhone eller en ny Harry Potter-bok, stiller store krav til bedriftens supply chain management.
Avklare med risikoanalyse
Supply chain management, det å lede hele flyten i bedriftens verdikjede er krevende. En av de mest krevende oppgavene en logistikkansvarlig i bedriften har, er å kvalitetssikre leveringsdyktigheten under typiske salgstopper og definere hva slags KPI-er man skal sikte seg inn på med hensyn til kapasitet, servicegrad, tilgjengelighet og så videre.
Helt sentralt hviler den grundige risikoanalysen man foretar når man skal meisle ut logistikkstrategien for selskapet. I analysen tar man hensyn til alle kjente faktorer som påvirker verdikjeden. Og ett av de første spørsmålene man må ta stilling til er om man skal sørge for logistikken i egen regi eller outsource den til andre.
Fleksibilitet hos varehotell
Et av de beste argumentene for å engasjere en ekstern logistikkaktør til å håndtere lagerdrift og utekspedering av pakker, er at disse gjerne har større fleksibilitet når det kommer til varierende volumer.
Med en gang man bestemmer seg for å håndtere lagerdriften selv stilles man nemlig overfor et dilemma. Skal man dimensjonere for toppene eller normal drift?
Svaret på spørsmålet er ikke gitt på forhånd. Det avhenger i stor grad av hvilke volum det er snakk om, hvor ofte toppene inntreffer, hva slags marginer man opererer med, husleieutgifter, varetyper, omløpshastigheter og så videre.
Det er naturligvis også avhengig av hva slags lokaler man har til disposisjon og hvordan man kan tilpasse seg volumendringene.
I forbindelse med regelmessige volumsvingninger der man har tid til å planlegge godt, lar det seg ofte gjøre å omrokkere litt på lageret og finne noe ledig plass ute eller inne. Å selge ut varelageret for å frigjøre plass til høysesongvarer er en annen velkjent og fornuftig strategi.
ABC-analyse
Det er likevel ikke til å komme ifra at tid ofte er en større utfordring enn plassmangel. For å holde unna og klare leveringskravene må operasjonen håndteres så effektivt som mulig. Et godt tips er å ha optimalisert lageret på forhånd. Jo flere SKUs (stock keeping units/lagerførte artikler), jo mer krevende vil oppgaven gjerne være.
Lageroptimalisering vil i dette tilfellet si at de lagerførte artiklene er plassert slik at ordrene kan plukkes mest mulig effektivt, for eksempel at de høyfrekvente artiklene ligger lettest tilgjengelig og at gangavstanden mellom komplementære produkter (produkter som ofte plukkes i samme ordre) er kortest mulig.
Det er også viktig å unngå flaskehalser, noe som særlig kan oppstå i forbindelse med at man setter inn mye ekstrapersonell for å ta unna under en salgstopp. Da er det viktig å kartlegge layouten på lageret på forhånd og avdekke hvor en kan få "trafikkproblemer" og plassere artiklene på en slik måte at utfordringene blir enklere å håndtere.
Plukkstrategien kan også vurderes nøye. Plukker man mange ulike artikler eller går det mye av den samme artikkelen?
Man vil for eksempel ofte se at bruk av cross docking er mer vanlig under perioder der omløpshastigheten er ekstra høy. Cross docking er et innholdsrikt begrep som i dette tilfellet i hovedsak vil bety at varepartier ikke mellomlagres i tradisjonell forstand, men at de oppbevares i en lett tilgjengelig plukksone på lageret der man plukker varene direkte uten å måtte hente de frem fra en lagerlokasjon. Det ligger naturligvis i kortene at dette er varer med svært høy omløpshastighet, for eksempel varer som inngår i en større lansering eller en kampanje.
Big Data og IT-systemer
I dagens informasjonssamfunn er det mulig å kartlegge det meste ned til minste detalj. Bruken av Big Data og programvare innen Business Intelligence (BI), Enterprise Resource Planning (ERP) og Warehouse Management Systems (WMS), gjør at man vil være i stand til å stille godt forberedt i de fleste sammenhenger. Bruk av historiske data vil ofte gi god veiledning for hvordan man skal håndtere fremtidige scenarioer. Om bedriften ikke har gode IT-systemer og rutiner for hvordan man skal bearbeide og bruke datainformasjon, er dette noe som absolutt bør prioriteres. Å ta avgjørelser basert på kunnskap vil i lengden gi langt bedre beslutningsgrunnlag enn avgjørelser som baseres på "magefølelse". En fordel nettaktører gjerne har er at de generelt er mer oppegående på IT og viktigheten av analysemålinger enn mange andre bransjer.
Automasjon
Når kapasitet og tempo er avgjørende er det to grep man gjerne tyr til, automasjon eller arbeidskraft. Automasjon er interessant for mange nettbutikker, ikke minst på grunn av høye lønnskostnader i Norge.
I forbindelse med salgstopper kan automasjon også være en helt nødvendig investering for å holde tritt med ordremengden. Hva slags automasjonsnivå man legger seg på vil variere, men det er viktig å huske på at man kan utrette mye selv med relativt små investeringer. Er dere helt ukjent med automasjon fra før vil jeg anbefale å finne et egnet automasjonsprosjekt dere kan gjøre som har en kort tilbakebetalingstid. Både for å hente ut raske effekter og for å skaffe verdifull erfaring med tanke på mer omfattende automasjonsløsninger på sikt.
Les også: 20-punkts sjekkliste for de som vurderer automasjon
Det er vanskelig å argumentere på generelt grunnlag, men ulike conveyorløsninger eller enkle lagerautomater kan være et godt utgangspunkt som kan gi en rask og merkbar effekt.
Arbeidskraft
Antall hender tilgjengelig vil for mange nettbutikker være det mest naturlige reguleringsverktøyet. Nettbutikker opererer som regel med en basisbemanning under normal sesong, for så å trekke inn ekstrapersonell ved behov. En slik tilnærming er fornuftig. Det er likevel viktig at man gjør hjemmeleksene på forhånd.
Ofte vil bemanningsselskaper være redningen, der man kan få tilgang på en pool med kvalifiserte lagermedarbeidere.
De ekstra hendene man trenger kan også være kolleger som vanligvis jobber med noe annet til vanlig. Om toppene er av litt mer tilfeldig karakter og der man har ressurser tilgjengelig ellers i organisasjonen, kan man omgruppere for å ta unna.
Mange bedrifter har hatt suksess med å fokusere på kryssfunksjonalitet, der ansatte går inn og fyller en annen rolle enn normalt. En slik tilnærming kan tilføre mye positivt til bedriften på flere nivåer, men skal det være en suksess må man huske på å gjennomføre nødvendig opplæring på lageret i forkant når det er litt roligere forhold.
Eliminere feilplukk
Om man har en lagerdrift som regelmessig baserer seg på korttids engasjementer kan det være ekstra lurt å investere i lagerteknologi som bidrar til å eliminere plukkfeil. Dette kan for eksempel være ulike former for "pick-by-light"- eller "pick-by-voice"-løsninger. Her har man effektive innebygde mekanismer for å sikre mot kostbare plukkfeil, samtidig som opplæringskostnadene er forholdsvis lave. Dette er en stor fordel om man har urutinerte medarbeidere som arbeider under stort tidspress.
Tilgjengelige ressurser
En ting man ikke kan undervurdere som logistikkansvarlig er tilgjengelighet. Men dette gjelder ikke bare de mest åpenbare tingene, som tilgjengelighet på varer å selge (å ikke gå tom). Det gjelder også i aller høyeste grad tilgjengelighet på transporttjenester, emballasje og medarbeidere.
Man vil se at det særlig er i forbindelse med topper at det er viktig å sikre seg, da det ofte ikke bare vil være den enkelte nettbutikken som opplever stort trykk, men der det vil være mange andre bedrifter som opplever det samme.
Nå er nok disse utfordringene større internasjonalt enn i Norge foreløpig. Nettgiganten Amazon har for eksempel hatt en rekrutteringsutfordring av de sjeldne, der de frem mot julesesongen i år henter inn 120.000 midlertidige ansatte ved sine distribusjonssentre i USA.
Det er ikke bare skaffe nok medarbeidere som har vært en utfordring for Amazon. Leveringsutfordringer i høysesongen i 2014 for transportsamarbeidspartnere som FedEx og UPS var en medvirkende årsak til at Amazon for et år siden investerte i egne fly for å ha mer forutsigbarhet i leveransene.
Den britiske transportøren Yodel er et annet selskap som fikk føle utfordringene på kroppen når volumene plutselig steg til værs. I forbindelse med Black Friday og Cyber Monday i 2014 gikk de på en lei smell som gjorde at de måtte legge om hele leveringsstrategien sin ifjor for å opprettholde sitt gode navn og rykte.
Les også: Yodel unngår PR-fiasko under Black Friday i 2015.
Foto: Amazon er blant selskapene som regelmessig opplever stor volumvekst ved sine distribusjonssentre. Her fra en av distribunalene i Spania. (Foto: Creative Commons).
